Como dice el dicho: Lo único seguro en la vida es morirnos y pagar impuestos. Y ¿qué es otra cosa segura en la vida? Prepararte para la temporada de impuestos – especialmente si eres dueño de tu propio negocio – puede convertirse en algo costoso y molesto.
Pero no siempre tiene que ser así. Hemos hablado con muchos expertos en finanzas que trabajan directamente con negocios pequeños durante la temporada de impuestos y a lo largo del año, y les hemos pedido que nos compartan los mejores consejos para ahorrar dinero y tiempo al momento de preparar los impuestos.
¿Cuales son los consejos más comunes? Revisa tus finanzas durante todo el año, no solamente cuando tengas que enviarlas a tu contador. Los dueños de negocios que revisan sus finanza cada mes, pueden detectar discrepancias, transacciones que no están o no han entrado y otras anomalías en las cuentas que puede ser difícil detectar después. Revisa si hay cambios extraños en las entradas de dinero, asegurate de que el número de transacciones que aparecen en los extractos, sean los mismos que en tus récords. Mantener un libro de cuentas al día no solamente te puede ahorrar muchos dolores de cabeza durante la temporada de impuestos, además puede ahorrarte grandes cantidades de dinero ya que tu contador no tendrá que hacer trabajo extra para reconciliar tus finanzas.
Revisar tus finanzas cada mes también te permite llevar mejor las cuentas de tus gastos. Eleanor Siverts-Akerman, un CPA y el Director de Hutchinson & Walter PLLC en Bellevue, Washington, aconseja a los dueños de se propio negocio que lleven un registro de las millas que manejan, cenas y almuerzos con clientes y cualquier otro tipo de gastos que involucran a su negocio y que pueden ser incluidos como deducción de impuestos. Guarda los recibos o cualquier otro documento que pueda respaldar esos gastos en las deducciones de impuestos. Siverts-Akerman comenta: «Nosotros siempre recomendamos que puedas justificar lo que quieres deducir de impuestos. «Guarda los recibos y mantén récords si vas a incluirlos en las deducciones, y asegurate de que puedes comprobarlo.»
Busca gastos de mayor cuantía que tiene más sentido aprovechar desvalorizando. Las leyes de los impuestos permiten a los dueños de su propio negocio distribuir el costo y deducción de los bienes que se espera que duren al menos tres años. Louis Friedkin, Presidente de Friedkin & Associates, Inc. compañía que provee servicios de contabilidad para pequeños negocios en Seattle, comenta: la desvalorización puede ser algo apropiado para gastos grandes – cosas que cuestan $500 o más – ya que puedes elegir entre desembolsar inmediatamente o distribuir el costo paulatinamente. Ya que la cantidad de lo que gastas en bienes o activos fijos depende del tipo de negocio que tienes, consulta con tu contador para saber cual es la cantidad que tiene más sentido para ti. “Decide cuál es tu límite y mantenlo,” comenta Friedkin. Toma en cuenta que la ley que entró en efecto en el 2018, aumenta el limite de deducciones de bienes desvalorizados de $500,000 a $1 millón y el limite total de gastos a $2.5 millónes.
Mientras la mayoría de personas se enfocan en maximizar las deducciones y bajar sus pagos de impuestos durante esta época del año, aprovecha para también buscar otras formas de ahorrar dinero. Siverts-Akerman nos comenta: «Si yo fuera el propietario de mi propio negocio, estuviera buscando como controlar mis costos» En particular, fijate en tus gastos más grandes como la renta, la nómina de sueldos, y además otras cosas como sobrecargas de inventario. «Muchos dueños de su propio negocio, tienden a comprar artículos para su compañía en exceso», comenta Siverts-Akerman. «Si tienes demasiado inventario, habla con tus distribuidores para buscar la manera de que te provean solamente el inventario que necesitas. Busca la forma de re-negociar los términos de la frecuencia con la que estas recibiendo suministros»
Y por supuestos, toma tiempo de revisar las tarifas que pagas por procesamiento de tarjetas de crédito. Estas son las tarifas más oscuras a las que los dueños de su propio negocio tienen que enfrentarse, pero tomándote el tiempo extra para ver las cuentas, te va a dar la oportunidad de encontrar más maneras de generar dinero. Inclusive si le dedicas algunos pocos minutos al mes y no solo durante la temporada de impuestos. Jon Lien, un contador de Gravity, aconseja a los dueños de su propio negocio que revisen los extractos de las tarjetas de crédito de varios años atrás para ver la tarifa que han estado pagando. Para hacerlo, sencillamente divide el total de las transacciones mensuales por el total de las tarifas mensuales y calcula tu porcentaje. Las fluctuaciones de mes a mes son algo normal (ya que las tarjetas tienen tarifas distintas), si notas grandes incrementos de un mes a otro o un incremento gradual durante varios meses, eso quiere decir que tu compañía de procesamiento te está cobrando de más por su servicio. Llama a tu representante y averigua si te pueden ofrecer opciones de ahorro de costos.
Aunque no notes un gran incremento en tarifas, siempre es buena idea comunicarte con tu representante para ver si es un buen momento de re-negociar los términos y cargos, especialmente si tu compañía está creciendo. Tal vez puedas eliminar algunas tarifas o cambiar la estructura de los cargos dependiendo en el tipo de negocio que tienes. Por ejemplo, tu compañía de procesamiento de pagos puede cobrarte un cargo mensual mínimo de por ejemplo $35, lo cual es lo menos que vas a pagar, independientemente del volumen de transacciones mensuales. Pero si tu tasa es de 0.5% y el total mensual de ingresos es $5000, deberías pagar solamente $25. En resumidas cuentas, estás pagando $10 más de lo que deberías estar pagando si estuvieras solamente pagando por porcentaje. Es posible que tu representante ya no te cobre el pago mínimo mensual o que lo reduzca.
Si quieres aprender más, busca en Google «tasas de intercambio de las tarjetas de crédito» Estas son las tarifas que compañías como Visa y Mastercard cobran, y están disponibles para el público y además no varían de negocio a negocio. Asegurate de que esos números concuerdan con los que aparecen en tus extractos. Si no concuerdan, eso quiere decir que tu compañía de procesamiento de pagos está cobrándote cargos ocultos en las tarifas o tasas de intercambio. No es algo común, pero puede suceder. «Si ves que algo así está pasando, cambia inmediatamente de compañía de procesamiento de pagos» comenta Lien.
Otro consejo. Asegurate de que tu información es consistente en los extractos y en los papeles de las cuentas. Por ejemplo, Aryn Higgins, que supervisa la validación de impuestos de los clientes de Gravity, aconseja que todos los dueños de su propio negocio, se aseguren de que el nombre legal del negocio y el número de identificación de impuestos, concuerde en los formularios de impuestos y en su 1099k, el formulario que las compañías de procesamiento de pagos envían a sus clientes en Enero para enseñar el volumen total de transacciones del año anterior. Información incorrecta o errores pueden complicar el proceso de declaración de impuestos. Además, Higgins aconseja que te asegures de que el número de transacciones que aparezcan en la lista de la forma 1099k concuerde con los récords en tus libros de contabilidad. Desafortunadamente no hay una manera sencilla de hacer esto, sin embargo hay algunas compañías de procesamiento de pagos que ofrecen a sus clientes software que les permite declarar los impuestos mucho más fácilmente. Por ejemplo, los clientes de Gravity pueden utilizar una herramienta llamada Access One, que pueden configurar muy fácil, llamando a nuestro equipo de asistencia al cliente.
Lo mejor que puedes hacer para asegurarte de llenar tu declaración de impuestos de la manera más eficientemente posible, es contratando a un contador que te ayude. «He visto a muchas personas tirar su dinero y cometer errores costosos que se pudieron haber evitado si se hubieran tomado el tiempo de trabajar con su contador para monitorear todo» comenta Friedkin. «Los impuestos son algo que puede ser percibido como aburridor, así que contrata a alguien que disfrute hacerlos, de esta manera te evitas estrés y puedes hacer que tu negocio sea más exitoso»
Por Brooke Carey, Editor de Contenido
