Tener bienes activos disponibles le permite a los negocios tomar ventaja de las oportunidades que se presenten y sobrevivir los bajones económicos.
Un patrimonio o bien es considerado liquido si puede ser convertido en dinero en efectivo disponible rápidamente, a un valor justo del mercado.
Pero aquí está el detalle: la mayoría de los bienes no tienen el mismo nivel de liquidez de negocio pequeño a negocio pequeño (dinero en efectivo es una gran excepción.
Un bien cualquiera usualmente debe poder convertirse en dinero disponible en un lapso de 30 días sin ningún problema para la empresa… y en cuatro meses para otra compañía sin ningún problema.
A continuación vamos a hablar sobre las cuentas por cobrar, incluyendo estrategias para mejorar la liquidez a través de un manejo inteligente de esas cuentas que tiene tu negocio cobrar.
¿Qué Es Administración De Cuentas Por Cobrar?
Administración de cuentas por cobrar, hace referencia al proceso de puntualmente colectar los pagos que te deben tus clientes.
Una buena administración de cuentas por cobrar, incluye el saber a ciencia cierta, a que clientes les puedes extender el crédito y tiempo para pagarte. Esto solo debes hacerlo con clientes confiables. Envía las facturas a tiempo y mantente al día, haciendo seguimiento a todas las cuentas por cobrar y la manera como van entrando los pagos.
¿Por Qué Es Tan Importante La Administración De Las Cuentas Por Cobrar Para Un Negocio?
La administración de las cuentas por cobrar es muy importante para las pequeñas empresas, porque el recolectar los pagos de los clientes de modo puntual, mejora el flujo de ingresos y ayuda a tus empleados a no perder el tiempo.
Administrando adecuadamente las cuentas de cobro, puedes disminuir el número de facturas que te pagan tarde o que no te pagan – lo cual resulta en un mejor flujo de ingresos.
De esta manera tu personal no tendrá que gastar tiempo arreglando errores en las facturas y persiguiendo a tus clientes que te pagan tarde.
5 Consejos Para Administrar Cuentas Por Cobrar Y Mejorar La Liquidez
Veamos estas cinco maneras en las que puedes mejorar la liquidez a través de la administración de las cuentas de cobro.
1. Solamente Prolonga El Crédito A Clientes Confiables
Solo debes extender el crédito a clientes que te den la confianza de saber que te van a pagar en el periodo de tiempo convenido.
¿Cómo determinas esto?
Para comenzar, revisa el puntaje de crédito de tus clientes y sus estados financieros.
Tal vez sea una buena idea tener un estricto proceso para calificar a tus clientes que quieran obtener crédito con tu negocio. El extenderle crédito a alguno de tus clientes, es algo que debes analizar caso por caso, especialmente si tu negocio es nuevo o si esos clientes que te solicitan crédito, son clientes valiosos a largo plazo.
2. Revisa Los Términos De Pagos De Tu Negocio
Qué tan rápido recibes pagos, depende en gran parte de que tan rápido le pides a tus clientes que te paguen. Si le estas dando a tus clientes 120 días para hacer pagos, no es nada raro que la mayoría opte por pagarte hacia el final del plazo que les diste.
El tiempo ideal para que te paguen, depende en gran parte del tipo de negocio que tienes. Si el tiempo estándar para pagar en la industria a la que pertenece tu negocio son 30 días, y tu le estás dando a tus clientes 90 días, muy seguramente puedes acortar el plazo para que paguen a 30 días sin ningún problema.
3. Mantén Datos E Información Precisa De Tu Clientela
Mantener los datos precisos y actualizados de tu clientela, permite que tu negocio pueda enviar facturas con las direcciones correctas y saber quién y cuanto te deben.
Esta información te permite hacer una facturación clara para analizar y darle seguimiento a los pagos que van entrando a tu negocio.
Si tienes un sistema integrado, los cambios de dirección y pagos de tu clientela, deben verse reflejados automáticamente en todo tu sistema. Si no cuentas con un sistema integrado, tendrás que actualizar las direcciones y los pagos manualmente. Algo suprema-mente riesgoso.
4. Envía Facturas Claras Y Precisas Inmediatamente
Con un sistema automatizado, tu negocio cuenta con la capacidad para enviar facturas eficientemente y evitar problemas comunes, como cobrar la cantidad incorrecta, olvidar enviar facturas o enviar las facturas tarde a tus clientes. Si es posible hacer facturación manualmente, pero esto requiere tiempo y mucho esfuerzo para que puedas hacerlo bien y sin cometer errores.
Los sistemas automatizados te ahorran tiempo a ti y a tus empleados, para que puedan enfocarse en tareas más importantes y que requieren del toque y la presencia humana.
No te olvides de hacer facturas claras y concisas. Una vez que tus clientes tengan la factura de tu negocio en sus manos, debe ser evidente cuando tienen que pagar, cuanto tienen que pagar y cómo o dónde deben hacer el pago.
5. Observa Con Regularidad, Como Están Entrando Los Pagos De Cuentas De Cobro
Analizando los datos de las cuentas de cobro, puedes descubrir problemas que no habías visto y que tal vez no es difícil de solucionarlos.
Aquí te sugerimos unas preguntas que debes hacerte:
¿Cuales son las similitudes en tus clientes que están haciendo pagos tardíos o no te están pagando?
¿Tienen bajo puntaje de crédito? ¿Tienen en común sus estados financieros? ¿O algo más?
¿Estás enviando la facturación con consistencia, claramente y a tiempo?
Como lo mencionamos antes, una parte fundamental de una buena administración de cuentas de cobro, es el enviar las facturas con claridad e inmediatamente. Pero el hacer esto una prioridad no es suficiente – te recomendamos que revises si cuando envías facturas, lo haces de modo consistente, a tiempo y las facturas son claras y fáciles de entender.
¿La liquidez en tus cuentas por cobrar está mejorando o empeorando?
Veamos la definición de bienes líquidos: es patrimonio que puede ser fácil y rápidamente convertido en dinero en efectivo disponible, con un valor justo en el mercado. De esta manera, debes considerar si tus cuentas por cobrar se están haciendo más o menos liquidas con el paso del tiempo – si la respuesta es «menos liquidas», esto quiere decir que debes hacer un cambio cuanto antes.
En resumidas cuentas
Como dueño de un negocio, es de vital importancia mejorar la liquidez de tu empresa.
La buena noticias es que si aún no estás implementando algunos de los consejos de este articulo, de todas maneras puedes mejorar la liquidez de tu negocio.
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