Todo Sobre Burning Man

Burning Man es un ecosistema global de artistas, productores y organizadores comunitarios que se unen para crear arte, realizar eventos e iniciativas de cambio por el mundo entero. Miles y miles de personas (burners) se reúnen anualmente para construir la ciudad de Black Rock, una metrópolis temporal que se construye en medio del desierto de Nevada.

El proyecto sin fines de lucro de Burning Man realiza el evento anual «Burning Man» en la ciudad de Black Rock, proveyendo una conexión de apoyo anual que incluye: subsidios de educación para las comunidades y redes regionales y locales de Burning Man en más de 40 estados del país y 35 países.

Sobre Los Portales

Los Portales que ofrecemos en Gravity Payments, son un sistema de auto-servicio para facturación y pagos para clientes, totalmente personalizado. Nuestro equipo de expertos en Gravity colabora con diversos negocios como Burning Man, para proveerles un sistema de facturación y pagos fácil y sencillo de usar para su clientela.

Funciones:

• Integración para la registracion y acceso fácil de los clientes
• Soluciones de pago sencillas de usar y flexibles
• Imagen personalizada
• Alta seguridad

Sinopsis

El acceso a combustible y agua en la ciudad de Black Rock es proveída por el programa de combustible «BRC Petrol» y «Water Works» servicios de entrega de agua. El seguimiento y conciliación de pagos por combustible, y la distribución para más de 700 cuentas, requería hacerse de forma manual por cada entrega. Intentando aceptar pagos en tiempo real, el equipo tenía que inevitablemente trabajar arduamente, con muchas dificultades para recolectar las cantidades de dinero que llegaban a superar los $500,000 durante el mes de diciembre (3 meses después de la semana del evento).

Para que todo el proceso fuera más sencillo, Gravity Payments desarrolló un portal de auto-servicio para BLC PETROL y Water Works que se integra directamente en el sistema de Punto De Venta (POS) Fulcrum. La información de los pagos por combustible y agua realizados en tiempo real, se guardo de manera segura, reduciendo así en un 99.6% las cuentas que se fueron a colección.

Entrevista

Gravity Payments tuvo la oportunidad de entrevistar a Erinina «Nines» Ness del equipo de Burning Man, para que nos contara más acerca de como esta solución que les proporcionamos, mejoró las ventas y pagos por combustible y agua.

GP: ¿Podrías contarnos como aceptaban pagos por combustible y agua en años anteriores?

Nines: Además de que teníamos que reconciliar las entregas de agua y combustible de los proveedores con las ventas individuales, estábamos utilizando Square y requería que entráramos las transacciones manualmente para generar el pago y enviar el recibo. Para finales del 2019 me puse a analizar el tiempo que estábamos perdiendo para poder cobrarle a cada participante. Teníamos que entrar 36 teclazos por participante. Teníamos miles de cuentas por cobrar -700 cuentas de combustible, cada una con cargos y pagos múltipes por día.

«[Portals] redujo nuestra carga de trabajo de gran manera. La diferencia que hacen es impresionante»

GP: Hacer todo eso diariamente y estar al día con todas las ordenes parece algo imposible.

Nines: Era imposible. Era un trabajo muy difícil y de tiempo completo con horas extras que se llegaba octubre o noviembre y aún no terminábamos de hacer, y toma en cuenta que el evento se lleva a cabo durante una semana en el mes de agosto.

GP: ¿Cómo podían cumplir con todo, después de recibir facturas después de que el evento ya había pasado?

Nines: Después del evento, yo ya sabía que me iba a tocar estar hasta mediados de diciembre, asegurándome de que todas las facturas y cargos de lo que vendimos, hubiesen sido procesados y pagados en su totalidad. Lamentablemente muchas personas desconectan sus tarjetas de crédito después del evento – termina el evento y es como «ya paso el evento de este año, ya no quiero saber nada más». No leen las cosas que les enviamos.

Así que gran parte de mi trabajo era colectar estas importantes cantidades de dinero. Se convirtió en parte de mi trabajo, tener que acosar a estas personas que compraron combustible y agua y después del evento desconectaron su tarjeta de crédito. Tenía que llamarles y llamarles para que me dieran una tarjeta activa para cargarla por lo que nos quedaron debiendo.

GP: ¿Cómo te ayudó el nuevo portal de pagos que Gravity Payments les proporcionó?

Nines: Durante años anteriores, al terminar el evento nos teníamos que dedicar a recaudar miles y miles de dólares que no nos habían pagado. Este año gracias al portal que nos proporcionó Gravity Payments, las transacciones se procesaron en tiempo real, así que fueron muy pocas las facturas, colecciones y reconciliaciones que tuvimos que realizar.

GP: ¿Cómo fue tu experiencia trabajando con el equipo de Portales de Gravity?

Nines: Fue una éxito total porque el sistema funcionó perfectamente y nos redujo una enorme cantidad de trabajo. La verdad que hizo una gran diferencia.

Y además nos gustó mucho todo el apoyo que recibimos del equipo de Gravity. Te lo digo yo que estaba usando los servicios de Square, y nunca pude comunicarme con nadie de ahí cuando tenía alguna pregunta. A ellos no les importa darle atención ni asistencia a sus clientes. El equipo de Gravity siempre estuvo disponible para ayudarnos en todo. Hasta nos contestaban preguntas que teníamos en medio de la noche, a pesar de que nosotros nos les habíamos pedido que estuvieran disponibles a todas horas, sin embargo siempre están dispuestos a colaborar y ayudarte. Esto hizo del proceso algo muy cómodo y suave. A cualquier hora en la que hay algún problema, siempre tienen a alguien disponible las 24 horas del día para ayudar.

«¡El apoyo que recibimos del equipo de Gravity hace una gran diferencia! Yo que utilizaba los servicios de Square, te puedo decir que nunca me pude comunicar con nadie de ahí cuando tenía alguna pregunta. El equipo de Gravity esta disponible absolutamente todos los días para ayudarte.»

Aún seguimos desarrollando y actualizando algunas cosas que no teníamos. [last year]. Estamos muy agradecidos de que nos dieron la oportunidad de seguir desarrollando y arreglando cosas para mejorar todo. Creo que eso es algo único; una compañía que se toma el tiempo de ayudarte y asegurarse de que todo este funcionando.

Comentarios De Los Asistentes Al Evento:

«Registrarte con el nuevo sistema en línea es sencillo, fácil y muy rápido.»

«La registración en línea previa al evento es super sencilla.»

«Para pagar es fácil y sin problemas.»

«Registrarte ahora es muy sencillo.»

«La facturación automatizada fue facilisma en mi experiencia personal.»

«Tener disponible el poder pagar día a día fue excelente, y de esta forma se redujeron los errores en facturaciones.»

¿Estás en búsqueda de una solución para recibir pagos de tus clientes, liderada por tecnología y soluciones en facturación para tu negocio? Contacta a nuestro equipo de Portales hoy mismo.